Claves para trabajar desde casa este verano y ser más productivo

Atrás quedaron aquellos años en los que los Rodríguez de las películas de Alfredo Landa y José Luis López Vázquez se quedaban solos en la ciudad mientras mandaban a toda la familia a la playa a pasar el verano.  Hoy el panorama laboral ha cambiado. No sólo trabajamos hombres y mujeres, sino que el propio concepto de Rodríguez está en vías de extinción, gracias a las nuevas tecnologías. Estas nos permiten, en momentos como el verano, dejar de calentar el sillón de la empresa haciendo las horas correspondientes, para trabajar cómodamente desde casa en verano.

De este modo nos ahorramos los desplazamientos, los tacones y hasta la ropa ajustada. Y todo sin restar un ápice a nuestra productividad.  ¿O sí? Cuidado, porque si el trabajo en remoto implica reuniones por videoconferencia, existe el riesgo de enroscarse en un sinfín de ellas, y muchas veces para nada. Toma nota de lo que puedes hacer para que esto no ocurra y optimizar tu rendimiento en las reuniones por videollamada.

Trabajar desde casa en verano es una opción muy productiva

Aunque es muy personal y hay quien prefiere tener un contacto más directo y cercano con la gente y los compañeros, el hecho de que exista la opción de teletrabajar, a más de uno puede parecerle un sueño hecho realidad.  Sobre todo, en determinados momentos como el verano. O, ¿acaso no suena maravilloso el poderse ir a trabajar una temporada a la playa, a la casa del pueblo, o donde a uno le apetezca?

Trabajar desde casa parte del periodo estival es una opción atractiva y amiga de la conciliación, al permitir de este modo cambiar de aires y tener más tiempo libre para disfrutar del buen clima y de la familia.

El lado menos bueno de trabajar en casa durante el verano

Hasta hace no mucho, trabajar desde casa era una cosa muy singular y que muy pocos se podían permitir.  Sin embargo, a medida que se ha ido normalizando, hemos descubierto que tampoco es la panacea. Tiene sus pros y sus contras.  Y una de las desventajas de ir uno a su aire es la tendencia a no desconectar jamás del trabajo.

Esto hace especialmente necesario el poner límites. Sobre todo, hacer una buena gestión del tiempo.  Aunque con un inciso:  debemos hablar de nuestro tiempo, pero también del tiempo de los demás.  Esto aplica especialmente a las reuniones por videoconferencia.

El vicio de las reuniones innecesarias

No es ningún secreto que hemos pasado muchas horas de nuestra jornada laboral metidos en algún despacho o sala de juntas, cuando no en alguna comida de trabajo. ¿Cuántas de estas reuniones eran realmente necesarias?  ¿Y de cuántas hemos salido con sensación de auténtica productividad?  Todos sabemos que podíamos habernos ahorrado muchas de esas reuniones y que, por temporadas, nos hemos llegado a sentir agobiados y con sensación de pérdida de tiempo.

Reunirse no quiere decir ni ser más importante ni más productivo. De hecho, el abuso de estos encuentros afecta negativamente a la productividad al aumentar el estrés y disminuir la motivación. Y esto aplica a cualquier tipo de reunión, ya sea presencial o virtual.

¿Cómo llevar a cabo una reunión cien por cien productiva?

Al hilo del problema de las reuniones no productivas, la plataforma de formación online UDEMY asegura que el 45 % de los trabajadores se siente agobiado por el número de reuniones que debe atender y cerca de la mitad también afirma que no son realmente productivas.

Cecilia Mansilla, formadora y experta en liderazgo de reuniones laborales de la plataforma educativa nos da las claves del éxito de nuestras reuniones en remoto:

• Definir el objetivo: ¿Para qué nos reunimos? ¿Cuál es el resultado esperado del encuentro? Si no tenemos claro qué es lo que buscamos con la reunión, es muy probable que perdamos el tiempo. Definir el objetivo será el primer paso para confirmar si realmente necesitamos una reunión para lograr nuestra meta
• Elegir a los participantes adecuados: ¿Quiénes son los participantes necesarios y quiénes son los opcionales? Muchas veces nos hemos encontrado en medio de reuniones para las cuales nuestra asistencia solo era requerida en cinco minutos muy concretos. Para evitar este tipo de errores, habrá que identificar a aquellos participantes realmente necesarios. Al fin y al cabo, se trata de cumplir objetivos y de respetar el tiempo de todos.

Ir al grano es vital en las reuniones virtuales

• Preparar una agenda: En la agenda se planifican los temas a tratar, ordenándolos por importancia y asignando a cada uno la duración será clave para garantizar el éxito. Una vez tengamos la agenda lista, deberemos compartirla en la misma invitación, junto con los documentos que vayamos a utilizar en la reunión.
• Gestionar el tiempo: Designar un moderador o a alguien que lidere la reunión es primordial para garantizar que se cumple cada punto de la agenda. Ese alguien, en suma, será quien asegure la consecución de los diferentes asuntos a tratar, así como de respetar los tiempos definidos para cada uno.
• Documentar y crear un plan de seguimiento: Después de la reunión, presencial o virtual, será necesario documentar lo sucedido: quiénes pudieron asistir y quiénes no, acuerdos establecidos, debates y plan de acción. Luego deberemos compartirlo con todos los invitados y, si requiere un seguimiento, también se debe enviar una invitación para el próximo encuentro.

¿Por qué las videoconferencias necesitan estructura?

Comprender por qué es necesario tanto protocolo para una reunión pasa por saber que, en cuanto se junta un grupo de personas, suceden cosas en términos psicodinámicos.  Esto precisamente es lo que ocurre en una reunión, que no es sino una convocatoria con (supuestamente) un objetivo en común.

Cualquier reunión, ya sea presencial o virtual, no deja de ser una dinámica de grupo en la que, psicológicamente, se destapan las tendencias individuales en cuanto a personalidad, así como una serie de roles.  Además de esto, según la psicología de grupos, en estos operan también algunas tendencias colectivas e inconscientes que afectan al comportamiento del conjunto de personas.   La suma de ambas cosas (de lo individual y de lo grupal) afectará a lo que suceda en la reunión, influyendo en el comportamiento del grupo y en la sucesión de sus objetivos.

Hay que tasar el tiempo y los temas a tratar

En esta línea de investigación, en los grupos de trabajo podremos encontrar los conocidos como “supuestos básicos”. Este concepto, creado por el psicoanalista británico Wilfred Bion, sirve para describir las formas en que los grupos evitan enfrentar sus verdaderos problemas y tareas, desviándose hacia patrones de comportamiento irracionales y emocionales.

Afortunadamente, este es un fenómeno bien conocido por el personal de Recursos Humanos. De ahí toda la parafernalia de ajustarse a un orden del día y a los tiempos y temas delimitados con anterioridad a la reunión, huyéndose de la improvisación.  En general, reconocer y abordar los supuestos básicos y las dinámicas grupales, servirá para mejorar la comunicación, la toma de decisiones y la productividad del grupo.  También en las videollamadas que hagamos en verano.